Les provenances manuscrites sont retranscrites telles quelles afin de ne pas altérer le contenu de l'information transmise. Pour en faciliter la consultation, des autorités ont été créées sous une forme uniforme aux noms des particuliers ou aux noms des institutions. Ces autorités sont consultables dans le catalogue connecté dans le champ "origine". On peut y accéder par plusieurs entrées. Par exemple, si l'on souhaite trouver les mentions se rapportant au couvent des Dominicains de Bruxelles dont l'entrée principale est "Ordo Praedicatorum (O.Pr.) Bruxelles", il suffit de taper "Ordo", ou "Praedicatorum", ou "Bruxelles" ou encore "O.Pr.".
La lecture des écritures est rendue ardue par différents problèmes liés à l'histoire propre de l'exemplaire étudié. Tantôt, l'écriture est illisible à cause d'une surcharge de griffonages dus, par exemple, à des possesseurs successifs [Figure 1]. Tantôt, un estampillage mal placé empêche le déchiffrage. De même, la détérioration du support fait disparaître à jamais certaines notations, érosions dues parfois à la nature même de l'encre utilisée. Il ne faut pas non plus oublier les restaurations du XIXe siècle qui, dans certains cas, ont fait plus de tort que de bien. Les règles en vigueur de cette époque en matière de conservation sont à l'opposé de celles que nous tentons d'appliquer actuellement. La sauvegarde du livre, avec le respect de toutes les provenances, ne fut pas la règle d'or. De plus, il était au goût du jour chez certains bibliophiles de laver les incunables afin d'en faire disparaître toutes les scories et autres annotations manuscrites.⁵. Ce faisant, avec les encres, disparaissaient dans les bacs de lavement des ateliers de restauration des informations précieuses, tant recherchées aujourd'hui. Les aspirations des bibliophiles ne rencontrent pas toujours celles des historiens du livre...
Il ne faut cependant pas noircir le tableau à outrance. On conserve malgré tout un bon nombre de mentions d'appartenance manuscrites⁶. Comme l'on peut s'y attendre, les ordres religieux foisonnent. Dans l'état actuel du catalogage, la famille franciscaine est la mieux représentée. Les Frères Mineurs de Louvain y occupent la première place⁸. Cette situation est d'autant plus aisée à comprendre au vu de l'emplacement propice du couvent, - Louvain, ville universitaire, était un grand centre du négoce des livres -, et du recensement de leur collection effectué à plusieurs reprises par les frères, laissant ainsi une trace à la postérité [Figure 2]⁹.