We hebben de herkomsten van de handschriften overgeschreven zoals we ze hebben aangetroffen, teneinde de inhoud van de informatie die wordt verstrekt niet te wijzigen. Om hun raadpleging te vergemakkelijken hebben we uniforme autoriteiten gecreëerd op naam van de eigenaars, of dat nu particulieren of instellingen zijn. In de on line catalogus kunnen deze autoriteiten worden geraadpleegd via de zoekmogelijkheid 'herkomst'. Er bestaan verschillende manieren van toegang. Voor wie op zoek is naar de boeken afkomstig van het dominicanenklooster van Brussel, waarvan de hoofdcatalogustitel 'Ordo Praedicatorum (O.Pr.) Brussel' luidt, volstaat het 'Ordo' of 'Praedicatorum' of 'Brussel' of 'O.Pr.' in te voeren.
Diverse problemen die te maken hebben met de geschiedenis zelf van het bestudeerde exemplaar, maken het moeilijk te lezen wat er staat geschreven. Soms is het geschrift onleesbaar wegens de grote hoeveelheid aantekeningen van bijvoorbeeld de opeenvolgende eigenaars [Figuur 1]. Elders maakt een slecht geplaatste stempel het lezen onmogelijk. Ook tengevolge van de beschadiging van de drager gingen bepaalde aantekeningen onherroepelijk verloren. Soms is deze erosie te wijten aan de aard van de inkt zelf. Vergeten we ook niet de 19de-eeuwse restauraties, die in sommige gevallen meer kwaad dan goed deden. De toenmalige praktijken staan lijnrecht tegenover de conserveringsregels die we vandaag proberen toe te passen. De bescherming van het boek, met eerbied voor herkomsten, was niet de hoofdbekommernis. Bovendien hadden sommige bibliofielen de gewoonte de incunabelen te wassen om alle 'overtolligheden' en andere handgeschreven aantekeningen te doen verdwijnen. Aldus verdwenen samen met de inkt ook waardevolle gegevens, waarnaar men vandaag hard op zoek is, in de wasbakken van de boekbindateliers⁵. Bibliofielen en boekhistorici koesteren nu eenmaal niet altijd dezelfde ambities…