Elke bruikleenaanvraag in het kader van een tentoonstelling dient aan de Hoofdconservator te worden gericht. Het reglement en de in te vullen formulieren kunnen op de pagina’s van de Dienst Valorisatie en Promotie worden teruggevonden.

De beslissing om de bruikleen al dan niet toe te staan is afhankelijk van de staat waarin het handschrift zich bevindt, evenals van de condities waarin het zal worden tentoongesteld (in casu de klimatologische situatie en de veiligheidsmaatregelen). Bovendien zal de conservator van het Handschriftenkabinet, in samenspraak met de restaurateurs, beslissen of het noodzakelijk is het handschrift vóór de tentoonstelling te restaureren en of er een bewaardoos moet worden gemaakt. Indien dit het geval is, zal een vraag tot financiering worden gericht aan de organisatoren.