La carte de lecteur est personnelle et obligatoire. L’inscription se fait à l’accueil à l’entrée Gutenberg ou, après 17 heures, à l’entrée de la salle de lecture générale.

Les casiers-vestiaires sont obligatoires et gratuits. Les lecteurs sont tenus d’y déposer leur manteau, leur(s) sac(s) et, en général, tout objet encombrant (walkman, GSM...). Le lecteur est responsable de la clé de son casier. Les casiers sont vidés chaque soir, à la fermeture de la bibliothèque. Des sacs en plastic transparent y sont à disposition des lecteurs pour leurs objets personnels et leur ordinateur portable (voir comptoir et casiers-vestiaires).

Il est interdit d’apporter nourriture ou boissons dans la salle de lecture.

Il est interdit de fumer dans la bibliothèque, sauf dans le patio de l’entrée Gutenberg et dans la partie ouverte du Forum Herman Liebaers.

Dans l’intérêt général, on évitera d’importuner autrui ; dans les salles de lecture, comme dans la salle des catalogues, on évitera de distraire ou de gêner les utilisateurs par des bavardages. L’utilisation du GSM est interdite dans les salles de lecture et la salle des catalogues.

Les lecteurs peuvent entrer dans les salles de lecture avec des documents imprimés tels que livres, périodiques et syllabi à condition d’en demander la permission au préposé de la salle des catalogues. Ils devront remplir un formulaire et leur autorisation restera valable pendant trois mois.

Le lecteur reçoit chaque jour une place fixe. Le numéro de la place est indiqué sur chaque formulaire de demande. Lorsque le lecteur quitte la salle de lecture générale, il reçoit un laissez-passer qui lui permet de circuler librement dans la KBR et lui donne éventuellement accès à une autre salle de lecture. En cas de perte de ce laissez-passer, le lecteur devra payer 2,50 euros.