Mémento des règles du Dépôt légal

Voici l’ensemble des dispositions qui sont d’application en matière de dépôt légal.

Aperçu des règlementations actuelles du dépôt légal

Législation

 

A. Dispositions générales

1. La législation sur le dépôt légal établit à partir du 1er avril 2008 le dépôt obligatoire à la Bibliothèque royale de Belgique de deux exemplaires des publications non périodiques, livres et brochures éditées depuis cette date en Belgique ainsi que des publications non périodiques, livres et brochures éditées à l'étranger dont l'auteur ou l'un des auteurs est belge et est domicilié en Belgique. Des publications périodiques (journaux, revues, publications annuelles), un seul exemplaire doit être déposé.

2. Le terme "publication" doit être pris dans un sens large et comprend non seulement les publications imprimées, mais aussi toutes les productions des arts graphiques en général, y compris les microfilms ainsi que les documents publiés sur supports numériques ou similaires. Par support numérique, on vise les publications qui sont publiées sur les supports matériels tels que disquette, CD,cédérom ou DVD, à l’exception des publications en ligne (voir aussi point E).

Pour toutes ces publications, le dépôt en deux exemplaires est obligatoire dès que la publication est proposée au public, même s'il s'agit d'un public restreint (membres d'une association, personnel d'une entreprise, etc.).

3. Pour ce qui concerne les éditions belges, ce sont les éditeurs, parmi lesquels il faut comprendre les co-éditeurs, les imprimeurs-éditeurs et les auteurs qui éditent eux-mêmes leurs oeuvres, qui assument l'obligation légale. Est considérée comme éditée dans le pays toute publication dont l'éditeur ou le co-éditeur a son siège social en Belgique, ainsi que toute publication d'un éditeur étranger qui porte l'indication d'un lieu d'édition belge ou qui mentionne le nom d'une firme belge d'une manière qui laisse supposer que cette firme assume une responsabilité dans l'édition de la publication pour la Belgique.

4. Quant aux ouvrages (y compris les traductions de ces ouvrages) édités à l'étranger, ce sont leurs auteurs belges domiciliés en Belgique qui sont tenus au dépôt.

5. L'obligation légale s'applique aux personnes morales (en ce comprises celles de droit public) comme aux personnes physiques agissant à titre individuel ou en tant que membres d'associations non dotées de la personnalité juridique.

6. Si la loi n'exclut a priori aucune publication, elle instaure cependant un double régime de dépôt, l'un d'office, l'autre à l'initiative du Directeur général de la Bibliothèque royale. Le dépôt d'office, que les personnes assujetties à la loi doivent effectuer automatiquement, comprend toutes les publications non périodiques d'au moins cinq pages (non compris les pages de couverture), celles qui comptent moins de cinq pages et appartiennent à une collection, ainsi que les périodiques qui paraissent moins d'une fois par semaine. Les autres publications, c'est-à-dire les publications non périodiques de moins de cinq pages n'appartenant pas à une collection, les journaux, les hebdomadaires, les estampes, les cartes géographiques et autres (non accompagnées d'un texte imprimé), les photographies, etc., ne doivent être déposées que sur décision spéciale du Directeur général de la Bibliothèque royale, qui opère dès lors une sélection parmi les documents qui ne sont pas soumis au dépôt d'office.

7. Le dépôt a lieu à l'adresse suivante :

Bibliothèque royale
Dépôt légal
Boulevard de l'Empereur 4
1000 Bruxelles

soit sur place, soit par envoi postal. Il comporte la remise ou l'envoi, selon le cas, des publications à déposer et d'une déclaration en double exemplaire (excepté pour les périodiques, soumis à un régime spécial). L'envoi postal, auquel devra être jointe cette déclaration, jouit de port payé par le destinataire selon la procédure « retour retail ». L'emballage sera conditionné de manière à assurer la préservation parfaite de l'envoi. Les envois doivent être non clos et ne renfermer aucune correspondance personnelle.

8. Sauf pour les publications dont le prix de vente au public dépasse le montant de 292 Euro, le dépôt ne donne pas lieu à paiement. Ce montant est adapté au début de chaque année civile à l’indice général des prix à la consommation, avec comme indice de référence celui du mois de décembre 2007.

B. Obligations particulières des éditeurs de publications non périodiques (livres et brochures)

1. Tout éditeur professionnel ou non professionnel doit déposer deux exemplaires de chacune des éditions des livres et brochures soumis au dépôt d'office endéans les quinze jours qui suivent la date de la première diffusion de l'ouvrage. Les réimpressions ne comportant pas de modification de contenu ou de présentation autres que des corrections d'erreurs typographiques par rapport à l'édition antérieure, ne doivent pas être déposées.

2. Sauf décision spéciale du Directeur général de la Bibliothèque royale, les publications entièrement ou principalement publicitaires ou d'intérêt éphémère, telles que catalogues et prospectus commerciaux, annuaires téléphoniques, horaires, tarifs, calendriers et agendas, sont exclues du dépôt.

3. Les tirages à part, c'est-à-dire, les réimpressions d'une partie d'un livre ou d'un périodique, doivent être déposés d'office à condition qu'ils soient offerts au public et qu'ils comportent au moins cinq pages (non compris les pages de couverture). Toutefois, les tirages à part de moins de cinq pages doivent être déposés d'office lorsqu'ils

4. Les éditeurs de publications non périodiques, y compris les personnes physiques et morales qui en tiennent lieu, doivent demander à la Bibliothèque royale, Section Dépôt légal, leur inscription dans le registre des éditeurs. La Bibliothèque royale attribue à chaque éditeur un numéro qui lui est communiqué (voir aussi C, 3).

5. Mention des ouvrages soumis au dépôt d'office sera faite par l'éditeur sur un registre spécialement tenu à cet effet, sans blancs ni ratures. Chaque inscription sera affectée d'un numéro d'ordre suivant une série annuelle ininterrompue et commençant par le n° 1. L'inscription comporte le nom de l'auteur, le titre complet de l'ouvrage, le nombre de volumes, le nombre de pages, le mois et l'année d'achèvement du tirage et la date du dépôt légal.

Les registres sont soumis, quant à leur contenu, à un contrôle de conformité par la Bibliothèque royale, qui peut à cette fin en demander la communication.

Les obligations des paragraphes 4 et 5 ne visent pas les auteurs qui s'éditent eux-mêmes.

6. Tous les exemplaires d'un même ouvrage soumis au dépôt d'office porteront de façon apparente et en caractères durables la lettre "D" suivie de l'indication de l'année au cours de laquelle le dépôt a été effectué, du numéro d'inscription de l'éditeur à la Bibliothèque royale et du numéro d'ordre de l'oeuvre dans le registre de l'éditeur. Exemple : D/2008/11.128/9.

Ces mentions devront figurer sur le dos de la page de titre ou sur l'une des pages précédentes, soit à la fin du texte ou sur l'une des pages suivant le texte (voir cependant C, 3).

Pour les auteurs qui s'éditent eux-mêmes, le numéro d'inscription et le numéro d'ordre seront remplacés par le nom de l'auteur, suivi du mot "éditeur".

Exemple : D/2008/Jean Dupont, éditeur.

7. Le dépôt de chaque ouvrage est accompagné d'une déclaration faite sur des formulaires délivrés à cette fin par la Bibliothèque royale (sur demande ou par le site www.kbr.be, Collections, Dépôt légal, Formulaires de dépôt).

La déclaration est établie en deux exemplaires datés et signés. L'un de ces exemplaires, visé et estampillé par la Bibliothèque royale, est renvoyé au déposant à titre d'accusé de réception. Chaque déclaration doit être insérée dans l'ouvrage auquel elle se rapporte.

 

C. Obligations particulières des éditeurs de publications périodiques (revues, bulletins, annuaires, etc.)

1. Tout éditeur ou toute personne physique ou morale qui en tient lieu doit déposer d'office un exemplaire de chaque numéro de périodique paraissant moins d'une fois par semaine, endéans les quinze jours qui suivent la date de sa première diffusion. Le dépôt peut être prescrit pour les autres périodiques (journaux, hebdomadaires) par décision spéciale du Directeur général, qui en avisera les intéressés. Toutefois, le dépôt doit être fait du premier numéro de tout périodique paraissant nouvellement ou ayant fait l'objet d'une modification de titre, de format ou de périodicité.

2. Pour éviter de nombreuses déclarations identiques, les périodiques déposés feront chacun l'objet d'une déclaration unique valable pour l'année civile. Cette déclaration globale et annuelle, faite en deux exemplaires sur des formulaires délivrés à cette fin par la Bibliothèque royale (sur demande ou par le site, Collections, Dépôt légal, Formulaires de dépôt), doit accompagner le dernier numéro déposé de chaque année civile. Une déclaration distincte, établie en double exemplaire, doit toutefois accompagner le premier envoi de tout périodique paraissant nouvellement ou qui aurait fait l'objet d'une modification de titre, de format ou de périodicité.

3. Les publications périodiques ne doivent pas porter les mentions du dépôt légal, ni être inscrites dans le registre spécial de l'éditeur. Les éditeurs ne publiant que des publications périodiques ne doivent dès lors pas demander un numéro d'inscription dans le registre des éditeurs à la Bibliothèque royale.

4. Les publications annuelles (annales, annuaires, rapports annuels) sont considérées comme des publications périodiques. Leur dépôt doit être accompagné d'une déclaration "périodi-ques", établie en double exemplaire.

5. L'éditeur d'un tirage à part d'un périodique, soumis à l'obligation du dépôt légal (voir B, 3), devra se conformer à toutes les obligations particulières imposées aux éditeurs de publications non périodiques.

 

D. Obligations particulières des auteurs belges publiant à l'étranger des livres ou des brochures

L'auteur belge domicilié en Belgique dont un ouvrage (y compris les traductions) est édité à l'étranger, doit en déposer deux exemplaires de chaque édition à la Bibliothèque royale endéans les deux mois qui suivent sa publication. Chaque exemplaire déposé sera accompagné d'une déclaration faite en double sur des formulaires délivrés par la Bibliothèque royale (sur demande ou par le site web).

 

E. Dépôt volontaire de publications électroniques en ligne

Les éditeurs de publications électroniques en ligne (publications périodiques et non périodiques) peuvent déposer ces publications sur base volontaire par le e-dépôt.

Une brochure d'information explique comment il faut s’enregistrer en tant qu'éditeur et décrit les différentes étapes pour déposer des documents en fonction de leur type : monographie, premier numéro d'un périodique, ou numéros suivants d'un périodique

Les publications ainsi déposées ne sont accessibles que par le réseau interne de la Bibliothèque royale et il est exclu que les publications déposées soient copiées sur disquette ou sur un autre support (protection des droits d’auteur).

 

F. Amendes

Au cours de 2014, la loi sur le Dépôt légal a une nouvelle fois été modifiée. Le motif ? Le montant de l’amende infligée aux éditeurs ou auteurs ne respectant pas leur obligation en matière de dépôt légal, ne répondait plus à la réalité. Les nouvelles amendes sont comprises entre 156 et 1.500 euros. En cas de récidive dans l'année qui suit une première contravention, le contrevenant risque une amende administrative de 300 à 6.000 euros. Il appartient désormais au Directeur général de la Bibliothèque royale de Belgique d’infliger ces amendes.

Cette modification de loi a été publiée au Moniteur belge le 13 juin 2014. La même année ont aussi été publiées au Moniteur belge, les traductions allemandes de la loi du 8 avril 1965 instituant le Dépôt légal et de l’Arrêté royal portant exécution de la loi du 31 décembre 1965, et ce respectivement le 2 octobre 2014 et le 23 octobre 2014.