Publicaties deponeren

Ontdek hoe u op de juiste manier een publicatie deponeert, als uitgever of auteur die zelf uitgeeft. Hier vindt u het antwoord op al uw vragen over het wettelijk depot en de depotplicht.

 

Hoe deponeer ik een niet-periodieke publicatie?

  • Uitgever: begin bij stap 1.
  • Auteur die eigen werk uitgeeft: ga meteen naar stap 3.
  • Auteur uitgegeven in het buitenland, in België gedomicilieerd: ga meteen naar stap 4.

 

1. Inschrijvingsnummer aanvragen

Als uitgever van niet-periodieke publicaties (boeken, brochures ...) laat u zich eerst bij de Koninklijke Bibliotheek inschrijven in het register der uitgevers. Stuur uw aanvraag via het aanvraagformulier, per brief of e-mail. De Koninklijke Bibliotheek kent u vervolgens een uniek inschrijvingsnummer toe dat u zo snel mogelijk wordt meegedeeld.

2. Eigen register aanmaken

Maak vervolgens een specifiek register aan waarin u de werken vermeldt die gedeponeerd moeten worden. U dient het register zelf te bewaren. Geef elke inschrijving in dit register een volgnummer in een jaarlijks doorlopende reeks die telkens begint met het nummer 1.

3. Depotnummer opstellen

Zorg ervoor dat alle gedeponeerde publicaties een duidelijk zichtbaar depotnummer bevatten. Opgelet: een depotnummer is niet hetzelfde als een ISBN-nummer.

  • Voor uitgevers begint de code met de letter ‘D’, gevolgd door de opgave van het jaar van uitgave, het toegekende inschrijvingsnummer en het volgnummer van de publicatie in het register van de uitgever.

Voorbeeld: D/2016/14.289/4.

  • Auteurs die zelf hun werk uitgeven, vervangen het inschrijvingsnummer en het volgnummer door de auteursnaam, gevolgd door het woord ‘uitgever’.

Voorbeeld: D/2016/Jan Janssens, uitgever.

4. Depotformulier toevoegen

Voeg, wanneer u een werk deponeert, altijd een verklaring in twee exemplaren toe op de depotformulieren die de Koninklijke Bibliotheek uitreikt. Wij sturen één exemplaar afgestempeld terug als bewijs van ontvangst.

 

Hoe deponeer ik een periodieke publicatie?

Bent u een uitgever die enkel dagbladen, tijdschriften of jaarlijkse publicaties (annalen, jaarboeken, jaarverslagen) publiceert? Dan hoeft u geen inschrijvingsnummer aan te vragen in het register der uitgevers.

U moet wel 1 exemplaar deponeren van elk nummer van de periodieke publicatie die u uitgeeft. Voeg bij het laatste gedeponeerde nummer van elke jaargang ook een globale en jaarlijkse verklaring toe in twee exemplaren. Gebruik hiervoor onze depotformulieren.

 

Voor wie geldt de depotplicht?

Voor alle Belgische uitgevers, met inbegrip van de mede-uitgevers, drukkers/uitgevers en auteurs die zelf hun werken uitgeven. Ze zijn verplicht 2 exemplaren van hun niet-periodieke publicaties, boeken en brochures te deponeren bij de Koninklijke Bibliotheek van België.

Van de periodieke publicaties (dagbladen, tijdschriften, jaarlijkse publicaties) moet 1 exemplaar gedeponeerd worden.

Deze wettelijke verplichting is van toepassing op:

  • rechtspersonen (met inbegrip van de publiekrechtelijke personen)
  • natuurlijke personen die individueel handelen
  • natuurlijke personen die handelen als leden van verenigingen die geen rechtspersoonlijkheid hebben.

Belgische auteurs die in België gedomicilieerd zijn maar van wie de werken in het buitenland verschijnen (met inbegrip van de vertalingen van deze werken), moeten zelf instaan voor het deponeren van de benodigde exemplaren.

 

Welke publicaties moet ik precies deponeren?

Het depot is verplicht zodra uw publicatie aan het publiek wordt aangeboden, zelfs wanneer het om een beperkt publiek gaat (leden van een vereniging, personeel van een bedrijf enz.).

De term 'publicatie' geldt in de brede betekenis van het woord: het gaat niet alleen om gedrukte publicaties, maar ook om microfilms en documenten die verschijnen op cd, cd-rom, dvd, USB-sleutel of andere numerieke dragers.

 

Naar welk adres moet ik mijn publicatie sturen?

Bezorg uw te deponeren publicaties samen met de ingevulde depotformulieren op het volgende adres:

Koninklijke Bibliotheek van België
Wettelijk depot
Gerechtsplein 8-9
1000 Brussel

U kunt ze ter plaatse afgeven of met de post opsturen. Port wordt betaald door de bestemmeling onder het stelsel ‘retour retail’.

Verpak uw zending zorgvuldig zodat de stukken in volmaakte staat aankomen.

 

Hoe werkt het e-depot?

U vindt alle informatie op de pagina over de werking van het e-depot. Hebt u problemen met deponeren? Raadpleeg dan de handleiding voor uitgevers (pdf).

 

Waarom deponeren?

Dankzij de vlotte samenwerking met de Belgische uitgevers en auteurs wordt het grootste deel van wat in België gepubliceerd wordt ook daadwerkelijk gedeponeerd.

Hierdoor kan de Koninklijke Bibliotheek een unieke verzameling samenstellen die een globaal overzicht biedt van de nationale boeken- en tijdschriftenproductie. Bovendien is het als nationale bibliotheek haar taak om alle titelbeschrijvingen snel en zo uitgebreid mogelijk op te nemen in de lopende Belgische Bibliografie. De Belgische Bibliografie fungeert als een permanent uitstalraam van de Belgische uitgeverswereld.

We roepen alle uitgevers en auteurs dan ook op om deze belangrijke bron van informatie verder mee uit te bouwen. Bezorg dus de benodigde exemplaren van uw publicaties aan het Wettelijk depot en help ons het cultureel erfgoed te beschermen.

 

Hoe zit de wetgeving in elkaar?

Consulteer het overzicht van de regels van het wettelijk depot. Voor meer informatie over auteursrecht verwijzen we u door naar de website van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie.

 

Nog andere vragen?

Neem contact op met het Wettelijk depot, onze medewerkers helpen u graag verder.

Tel. : +32 (0)2 519 56 80
secr.depot@kbr.be