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Mémento des règles du Dépôt légal

Voici l’ensemble des dispositions qui sont d’application en matière de dépôt légal.

Aperçu des règlementations actuelles du dépôt légal

A. Législation

B. Dispositions générales

1. La législation sur le dépôt légal établit à partir du 1er avril 2008 le dépôt obligatoire à la Bibliothèque royale de Belgique de deux exemplaires des publications non périodiques, livres et brochures éditées depuis cette date en Belgique ainsi que des publications non périodiques, livres et brochures éditées à l’étranger dont l’auteur ou l’un des auteurs est domicilié en Belgique. Des publications périodiques (journaux, revues, publications annuelles), un seul exemplaire doit être déposé.

2. Le terme “publication” doit être pris dans un sens large et comprend :

  • les publications imprimées,
  • les microfilms, ainsi que
  • les documents publiés sur CD, cédérom, DVD, clé USB ou autres supports numériques

Le dépôt des publications numériques reste provisoirement sur base volontaire (voir aussi point F).

Pour toutes ces publications, le dépôt en deux exemplaires est obligatoire dès que la publication est proposée au public, même s’il s’agit d’un public restreint (membres d’une association, personnel d’une entreprise, etc.).

3. Pour ce qui concerne les éditions belges, assument l’obligation légale :

  • les éditeurs,
  • les co-éditeurs,
  • les imprimeurs/éditeurs
  • les auteurs qui éditent eux-mêmes leurs œuvres (à compte d’auteur)

Est considérée comme « édition belge »

  • toute publication dont l’éditeur ou le co-éditeur a son siège social en Belgique
  • toute publication d’un éditeur étranger qui porte l’indication d’un lieu d’édition belge ou qui mentionne le nom d’une firme belge qui assume une responsabilité dans l’édition de la publication pour la Belgique

4. Quant aux ouvrages (y compris les traductions de ces ouvrages) édités à l’étranger, ce sont leurs auteurs domiciliés en Belgique qui sont tenus au dépôt des exemplaires requis.

5. L’obligation légale s’applique aux

  • personnes morales (en ce comprises celles de droit public)
  • personnes physiques agissant à titre individuel
  • personnes physiques en tant que membres d’associations non dotées de la personnalité juridique

6. Si la loi n’exclut a priori aucune publication, elle instaure cependant un double régime de dépôt, l’un d’office, que les personnes assujetties à la loi doivent effectuer automatiquement, l’autre à l’initiative du Directeur général de KBR.

Le dépôt d’office, qui est une obligation légale, comprend :

  • toutes les publications non périodiques d’au moins cinq pages (non compris les pages de couverture),
  • les publications qui comptent moins de cinq pages et appartiennent à une collection,
  • les périodiques qui paraissent moins d’une fois par semaine.

Ne doivent être déposées que sur décision spéciale du Directeur général de KBR :

  • les publications non périodiques de moins de cinq pages n’appartenant pas à une collection,
  • les journaux, les hebdomadaires, les estampes, les cartes géographiques et autres (non accompagnées d’un texte imprimé),
  • les photographies

7. Sauf pour les publications dont le prix de vente au public dépasse le montant de 327 euros, le dépôt ne donne pas lieu à paiement. Ce montant est adapté au début de chaque année civile à l’indice général des prix à la consommation, avec comme indice de référence celui du mois de décembre 2007.

C. Publications non périodiques (livres, brochures, etc.)

1. Tout éditeur professionnel ou non professionnel doit déposer deux exemplaires de chacune des éditions des livres et brochures soumis au dépôt d’office endéans les quinze jours qui suivent la date de la première diffusion de l’ouvrage.

Les réimpressions ne comportant pas de modification de contenu ou de présentation autres que des corrections d’erreurs typographiques par rapport à l’édition antérieure, ne doivent pas être déposées.

2. Sauf décision spéciale du Directeur général de KBR, les publications entièrement ou principalement publicitaires ou d’intérêt éphémère, telles que catalogues et prospectus commerciaux, annuaires téléphoniques, horaires, tarifs, calendriers et agendas, sont exclues du dépôt.

3. Les tirages à part, c’est-à-dire, les réimpressions d’une partie d’un livre ou d’un périodique, doivent être déposés d’office à condition qu’ils soient offerts au public et qu’ils comportent au moins cinq pages (non compris les pages de couverture). Toutefois, les tirages à part de moins de cinq pages doivent être déposés d’office lorsqu’ils appartiennent à une collection.

4. Les éditeurs de publications non périodiques, y compris les personnes physiques et morales qui en tiennent lieu, doivent demander à KBR leur inscription dans le registre des éditeurs.

Téléchargez le formulaire de demande (pdf)

KBR attribue à chaque éditeur un numéro qui lui est communiqué (voir aussi C, 3).

5. Mention des ouvrages soumis au dépôt d’office sera faite par l’éditeur sur un registre spécialement tenu à cet effet, sans blancs ni ratures. Chaque inscription sera affectée d’un numéro d’ordre suivant une série annuelle ininterrompue et commençant par le n° 1.

L’inscription comporte

  • le nom de l’auteur
  • le titre complet de l’ouvrage
  • le nombre de volumes
  • le nombre de pages
  • le mois et l’année d’achèvement du tirage
  • la date du dépôt légal

Les registres sont soumis, quant à leur contenu, à un contrôle de conformité par KBR qui peut à cette fin en demander la communication.

Les obligations des paragraphes 4 et 5 ne visent pas les auteurs qui s’éditent eux-mêmes.

6. Tous les exemplaires d’un même ouvrage soumis au dépôt d’office porteront de façon apparente et en caractères durables la lettre “D” suivie de l’indication de l’année au cours de laquelle le dépôt a été effectué, du numéro d’inscription de l’éditeur à KBR et du numéro d’ordre de l’œuvre dans le registre de l’éditeur.

Exemple : D/2022/11.128/9.

Ces mentions devront figurer sur le dos de la page de titre ou sur l’une des pages précédentes, soit à la fin du texte ou sur l’une des pages suivant le texte (voir cependant C, 3).

Pour les auteurs qui s’éditent eux-mêmes, le numéro d’inscription et le numéro d’ordre seront remplacés par le nom de l’auteur, suivi du mot “éditeur”.

Exemple : D/2022/Jean Dupont, éditeur.

7. Le dépôt de chaque ouvrage est accompagné d’une déclaration de dépôt.

  • En ligne via www.wettelijkdepot.be. Pour ce faire, vous avez besoin d’un compte. Complétez les métadonnées de l’ouvrage à déposer en ligne  et envoyez ensuite les publications imprimées. Les publications numériques seront chargées directement sur le site web.
  • Sur papier : envoyez les publications sur papier accompagnées du formulaire de dépôt correspondant, entièrement complété. Joignez la déclaration qui est toujours établie en 2 exemplaires. L’un de ces exemplaires, visé et estampillé par KBR est renvoyé au déposant à titre d’accusé de réception. Chaque déclaration doit être insérée dans l’ouvrage auquel elle se rapporte.

D. Publications périodiques (revues, annuaires, etc.)

1. Tout éditeur ou toute personne physique ou morale qui en tient lieu doit déposer d’office un exemplaire de chaque numéro de périodique paraissant moins d’une fois par semaine, endéans les quinze jours qui suivent la date de sa première diffusion. Le dépôt peut être prescrit pour les autres périodiques (journaux, hebdomadaires) par décision spéciale du Directeur général, qui en avisera les intéressés.

Toutefois, le dépôt doit être fait du premier numéro de tout périodique paraissant nouvellement ou ayant fait l’objet d’une modification de titre, de format ou de périodicité.

2. Pour éviter des déclarations identiques, les périodiques déposés feront chacun l’objet d’une déclaration unique valable pour l’année civile. Cette déclaration globale et annuelle, faite en deux exemplaires sur les formulaires de dépôt, doit accompagner le dernier numéro déposé de chaque année civile.

Une déclaration distincte, établie en double exemplaire, doit toutefois accompagner le premier envoi de tout périodique paraissant nouvellement ou qui aurait fait l’objet d’une modification de titre, de format ou de périodicité.

3. Les publications périodiques ne doivent pas porter les mentions du dépôt légal, ni être inscrites dans le registre spécial de l’éditeur. Les éditeurs ne publiant que des publications périodiques ne doivent dès lors pas demander un numéro d’inscription dans le registre des éditeurs à KBR.

4. Les publications annuelles (annales, annuaires, rapports annuels) sont considérées comme des publications périodiques. Leur dépôt doit être accompagné d’une déclaration “périodiques”, établie en double exemplaire.

5. L’éditeur d’un tirage à part d’un périodique, soumis à l’obligation du dépôt légal (voir B, 3), devra se conformer à toutes les obligations particulières imposées aux éditeurs de publications non périodiques.

E. Obligations particulières des auteurs belges publiant à l’étranger des livres ou des brochures

L’auteur belge domicilié en Belgique dont un ouvrage (y compris les traductions) est édité à l’étranger, doit

  • déposer 2 exemplaires de chaque édition à KBR
  • endéans les deux mois qui suivent sa publication

Chaque exemplaire déposé sera accompagné d’une déclaration imprimée faite en double sur des formulaires de dépôt correspondants ou en ligne via www.depotlegal.be.

F. Dépôt volontaire de publications en ligne

Les éditeurs de publications électroniques en ligne (publications périodiques et non périodiques) peuvent déposer ces publications sur base volontaire via www.depotlegal.be.

La page Dépôt de publications numériques explique comment il faut s’enregistrer en tant qu’éditeur. Il y a 3 options pour déposer vos publications en fonction de leur type :

  • monographie
  • premier numéro d’un périodique
  • numéros suivants d’un périodique.

G. Amendes

En 2014, la loi sur le Dépôt légal a été modifiée. Le montant de l’amende, infligée aux éditeurs ou auteurs ne respectant pas leur obligation en matière de dépôt légal, a été adapté. Les nouvelles amendes sont comprises entre 156 et 1.500 euros.

En cas de récidive dans l’année qui suit une première contravention, le contrevenant risque une amende administrative de 300 à 6.000 euros. Il appartient désormais au Directeur général de KBR d’infliger ces amendes.