Overzicht van de regels inzake het wettelijk depot

In dit overzicht vindt u de bepalingen die op dit moment van toepassing zijn voor het wettelijk depot.

 

A. Wetteksten

 

B. Algemene bepalingen

 

1. Sinds 1 april 2008 is het wettelijk verplicht om bij KBR 2 exemplaren te deponeren van alle in België uitgegeven niet-periodieke publicaties, boeken en brochures en alle in het buitenland uitgegeven niet-periodieke publicaties, boeken en brochures waarvan de auteur (of een van de auteurs) in België gedomicilieerd is. Van de periodieke publicaties (dagbladen, tijdschriften, jaarlijkse publicaties) dient 1 exemplaar te worden gedeponeerd.

 

2. De term ‘publicatie’ geldt in de brede betekenis van het woord:

  • gedrukte publicaties;
  • microfilms;
  • documenten die verschijnen op cd, cd-rom, dvd, USB-sleutel of andere digitale dragers.

Digitale publicaties deponeren gebeurt voorlopig nog op vrijwillige basis. (zie ook punt F).

Voor al deze publicaties is het depot van 2 exemplaren verplicht zodra de publicatie aan het publiek aangeboden wordt, zelfs wanneer het om een beperkt publiek gaat (leden van een vereniging, personeel van een bedrijf enz.).

 

3. Voor de Belgische uitgaven geldt de depotplicht voor:

  • uitgevers,
  • mede-uitgevers,
  • drukkers/uitgevers,
  • auteurs die zelf hun werken uitgeven (‘in eigen beheer’).

 

4. Auteurs die in België gedomicilieerd zijn maar van wie de werken in het buitenland verschijnen (met inbegrip van de vertalingen van deze werken), moeten de benodigde exemplaren zelf deponeren.

 

5. Deze wettelijke verplichting is van toepassing op:

  • rechtspersonen (met inbegrip van de publiekrechtelijke personen),
  • natuurlijke personen die individueel handelen,
  • natuurlijke personen die handelen als leden van verenigingen die geen rechtspersoonlijkheid hebben.

 

6. Hoewel de wet a priori niet in uitzonderingen voorziet, voert ze toch een onderscheid in tussen de publicaties die rechtstreeks moeten worden gedeponeerd (‘depot van ambtswege’) en de publicaties die enkel op initiatief van de algemeen directeur van KBR moeten worden gedeponeerd.

 

Het depot van ambtswege, dat zoals gezegd wettelijk verplicht is, omvat:

  • alle niet-periodieke publicaties van ten minste vijf bladzijden (omslagbladzijden niet inbegrepen);
  • de publicaties van minder dan vijf bladzijden die tot een reeks behoren;
  • de tijdschriften die minder dan eenmaal per week verschijnen.

 

Enkel op aanvraag te deponeren:

  • de niet-periodieke publicaties van minder dan vijf bladzijden die niet tot een reeks behoren,
  • dagbladen, weekbladen, prenten, aardrijkskundige kaarten en andere (niet vergezeld van een gedrukte tekst),
  • foto’s.

 

7. Bezorg uw te deponeren publicaties aan KBR op een van deze 3 manieren:

 

  • Ter plaatse afgeven

Kleine pakketten mogen via de ingang op het adres Keizerslaan 2 worden geleverd.

 

  • Verzenden met de post

Kies in het postkantoor voor ‘Retour Retail’, dan betaalt u geen verzendkosten voor uw publicatie.

Postadres:

KBR
Wettelijk depot
Keizerslaan 4
1000 Brussel

 

  • Leveringen

Grote pakketten kunnen op onderstaand adres worden geleverd:

KBR
Wettelijk depot
Gerechtsplein 8-9
1000 Brussel

(Leveren is alleen mogelijk van maandag tot vrijdag, van 08.00 uur tot 16.00 uur. U vindt een bel naast de garagepoort.)

Verpak uw zending zorgvuldig zodat de stukken in volmaakte staat aankomen.

 

Bezorg ons samen met uw publicaties een verklaring in tweevoud, op papier of online (zie C 7, dit geldt echter niet voor tijdschriften, daarvoor geldt een aparte regeling). Uw pakket geniet de regeling port betaald door bestemmeling onder het stelsel ‘retour retail’. Zorg ervoor dat het stuk in volmaakte staat aankomt. De zendingen mogen niet gesloten worden, noch persoonlijke briefwisseling bevatten.

 

8. Een depot geeft geen aanleiding tot betaling, met uitzondering van publicaties waarvan de verkoopprijs meer dan € 305 bedraagt. Dit bedrag wordt in het begin van elk kalenderjaar aangepast aan de index van de consumptieprijzen, met als referte-index die van de maand december 2007.

 

C. Niet-periodieke publicaties (boeken, brochures, etc.)

 

1. Elke professionele of niet-professionele uitgever moet 2 exemplaren van iedere uitgave deponeren van de boeken en brochures die onderworpen zijn aan het depot van ambtswege. Ze moeten dit doen binnen de vijftien dagen volgend op de datum van de eerste verspreiding van het werk.

Moeten niet worden gedeponeerd: herdrukken die geen wijziging hebben ondergaan qua inhoud en opmaak en slechts verschillen van de vorige uitgave door het verbeteren van zetfouten.

 

2. Tenzij de algemeen directeur van KBR hierover speciaal anders beslist, is de depotverplichting niet van toepassing op publicaties die volledig of hoofdzakelijk voor reclamedoeleinden bestemd of van kortstondig belang zijn, zoals catalogi en prospectussen van handelsondernemingen, telefoongidsen, dienstregelingen, prijslijsten, kalenders en agenda’s.

 

3. Overdrukken (= herdrukken van een gedeelte van een boek of van een tijdschrift) moeten van ambtswege worden gedeponeerd als ze aan het publiek worden aangeboden en minstens vijf bladzijden tellen (omslagbladzijden niet inbegrepen). Overdrukken van minder dan vijf bladzijden die tot een reeks behoren moeten hoe dan ook worden gedeponeerd.

 

4. De uitgevers van niet-periodieke publicaties, met inbegrip van de natuurlijke personen en de rechtspersonen die als dusdanig optreden, moeten bij KBR hun inschrijving in het register der uitgevers vragen.

Download het aanvraagformulier (pdf)

 

KBR kent aan elke uitgever een nummer toe dat hem wordt meegedeeld (zie ook D, 3).

 

5. Elke uitgever moet in een apart register, zonder opengelaten ruimten of doorhalingen, alle werken vermelden die moeten worden gedeponeerd. Elke inschrijving krijgt een volgnummer in een jaarlijkse doorlopende reeks die telkens begint met het nummer 1. De inschrijving bestaat uit

  • de opgave van de naam van de auteur
  • de volledige titel van het werk
  • het aantal boekdelen
  • het aantal bladzijden
  • de maand en het jaartal van het beëindigen van de druk
  • de datum van het wettelijk depot

De registers worden inhoudelijk gecontroleerd door KBR, die kan vragen om het register voor te leggen.

De verplichtingen van de paragrafen 4 en 5 zijn niet van toepassing op de auteurs die zelf hun werk uitgeven.

 

6. Alle exemplaren van eenzelfde werk, dat van ambtswege moet worden gedeponeerd, moeten op duidelijk zichtbare wijze en met duurzame letters de depotvermelding dragen: een ‘D’, gevolgd door de opgave van het jaar van deponering, het inschrijvingsnummer van de uitgever bij KBR en het volgnummer van het werk in het register van de uitgever.

Voorbeeld: D/2019/11.128/9.

 

Voor de auteurs die zelf hun werk uitgeven, worden het inschrijvingsnummer en het volgnummer vervangen door de naam van de auteur, gevolgd door het woord ‘uitgever’.

Voorbeeld : D/2017/Jan Jansens, uitgever.

 

Deze vermeldingen moeten voorkomen op de rugzijde van de titelbladzijde of op een van de voorafgaande bladzijden, ofwel op het einde van de tekst of op een van de daarop volgende bladzijden (zie echter C, punt 3).

 

7. Het depot van ieder werk dient vergezeld te gaan van een depotverklaring. Hiervoor bestaan 2 opties:

  • Online via wettelijkdepot.be. Hiervoor heeft u een account nodig. Vul de metadata van het te deponeren werk online in en stuur nadien de gedrukte publicaties op. Digitale publicaties uploadt u rechtstreeks op de website.
  • Op papier: stuur de papieren publicaties op samen met het juiste en volledig ingevulde depotformulier. Voeg de verklaring altijd in 2 exemplaren toe. KBR stempelt een van deze exemplaren af en stuurt het terug als kennisgeving van ontvangst. Iedere verklaring moet worden gevoegd bij het werk waarop ze betrekking heeft.

 

 

D. Periodieke publicaties (tijdschriften, jaarboeken etc.)

 

1. Elke uitgever en iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die als dusdanig optreedt moet van ambtswege één exemplaar deponeren van elk nummer van een door hem uitgegeven tijdschrift dat minder dan eenmaal per week verschijnt. Dit moet gebeuren binnen vijftien dagen volgend op de datum van de eerste verspreiding. Voor de andere periodieke publicaties (dagbladen, weekbladen) kan het depot worden voorgeschreven bij speciale beslissing van de algemeen directeur, die de betrokkenen hiervan bericht geeft.

Het eerste nummer van elk tijdschrift dat voor het eerst verschijnt of dat een wijziging in zijn titel, zijn formaat of zijn periodiciteit heeft ondergaan, moet wel verplicht gedeponeerd worden.

 

2. Om identieke verklaringen te vermijden wordt voor ieder gedeponeerd tijdschrift een enkele verklaring opgemaakt voor één kalenderjaar. Deze globale en jaarlijkse verklaring, in tweevoud gedaan op de depotformulieren (te downloaden via de website), moet het laatste gedeponeerde nummer van ieder kalenderjaar vergezellen.

Let op: voor de eerste verzending van ieder nieuw tijdschrift of van een tijdschrift waarvan de titel, het formaat of de periodiciteit wijzigt, maakt u een afzonderlijke verklaring op in tweevoud.

 

3. Tijdschriften moeten de aanduidingen van het wettelijk depot niet dragen, noch ingeschreven worden in het speciaal register van de uitgever. Uitgevers die enkel tijdschriften publiceren, dienen geen inschrijvingsnummer aan te vragen in het register der uitgevers bij KBR.

 

4. Jaarlijkse publicaties (annalen, jaarboeken, jaarverslagen) worden als tijdschriften beschouwd. Hun depot dient vergezeld te gaan van de verklaring zoals bedoeld voor de tijdschriften, in dubbel opgemaakt.

5. De uitgever van een overdruk die van ambtswege moet worden gedeponeerd (zie C3), moet hiervoor al de bijzondere verplichtingen nakomen zoals die gelden voor de uitgevers van niet-periodieke publicaties.

 

E. Belgische auteurs die publiceren in het buitenland

Ieder Belgisch auteur die in België gedomicilieerd is en waarvan een werk (met inbegrip van de vertalingen) in het buitenland wordt uitgegeven, moet

  • 2 exemplaren van elke uitgave bij KBR deponeren
  • binnen de 2 maanden volgend op de datum van publicatie

Elk gedeponeerd exemplaar moet vergezeld zijn van een afgedrukte verklaring in tweevoud op de depotformulieren of online zijn aangegeven via www.wettelijkdepot.be.

 

 

F. Vrijwillig depot voor online publicaties

De uitgevers van online publicaties (periodieke en niet-periodieke publicaties) kunnen deze publicaties op vrijwillige basis deponeren via www.wettelijkdepot.be.

Maak uw account aan op www.wettelijkdepot.be. U krijgt 3 opties om te deponeren, afhankelijk van het type publicatie:

  • monografie
  • eerste nummer van een tijdschrift
  • volgende nummers van het tijdschrift

 

 

G. Boetes

In 2014 werd de wet op het wettelijk depot gewijzigd. Het bedrag van de boete die opgelegd wordt aan uitgevers of auteurs die hun verplichting inzake wettelijk depot niet naleven, werd aangepast. De nieuwe boetes liggen tussen € 156 en € 1.500.

Wie binnen het jaar volgend op zijn eerste overtreding opnieuw in de fout gaat door niet te deponeren, riskeert een administratieve boete die kan oplopen van € 300 tot € 6.000.

Voortaan is de algemeen directeur van KBR gemachtigd om de boetes op te leggen. Deze wetswijziging werd op 13 juni 2014 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.