En déposant à KBR, vous remplissez non seulement votre obligation légale, mais vous assurez également que votre œuvre reste accessible et conservée dans des conditions optimales à long terme. De plus, KBR décrit vos publications à l’aide de normes internationales telles que l’ISSN et l’ISNI, ce qui les rend trouvables et visibles dans le monde entier. Le dépôt légal permet également à KBR de constituer au fil du temps une collection unique offrant un aperçu global de la production nationale de livres et de périodiques. En tant que bibliothèque nationale, elle a d’ailleurs pour mission d’inventorier toutes les notices catalographiques de la manière la plus rapide et la plus complète possible au sein de la Bibliographie de Belgique. La Bibliographie de Belgique sert de vitrine permanente au monde de l’édition belge. Vos dépôts contribuent au développement de cette importante source d’informations, c’est pourquoi il est nécessaire de remettre les exemplaires requis de vos publications au dépôt légal afin de nous aider à préserver notre patrimoine culturel.    

Le dépôt légal n’est pas une condition préalable à la protection par le droit d’auteur. La protection par le droit d’auteur naît automatiquement par la création même d’une œuvre originale, sans qu’aucune formalité ne doive être accomplie.

Pour plus d’informations sur les droits d’auteur, consultez le site web du SPF Économie, PMO, Classes moyennes et Énergie.

Bon à savoir ! L’obligation de dépôt légal s’applique à : tous les éditeurs de publications paraissant en Belgique ; tous les auteurs de nationalité belge et domiciliés en Belgique dont les publications paraissent à l’étranger.

Par « éditeur », la législation entend « toute personne physique ou morale publiant ou faisant publier à ses frais (…) des œuvres »[1]. Il peut donc s’agir :

• des organisations qui éditent des publications, qu’il s’agisse d’éditeurs professionnels ou d’éditeurs occasionnels, par exemple une association sans but lucratif ou un cercle historique ;
• des co-éditeurs qui éditent une publication en collaboration avec une autre organisation ;
• des auteurs-éditeurs, c’est-à-dire les auteurs qui éditent à leurs frais leurs propres publications, avec ou sans l’aide d’un fournisseur pour la réalisation ou la distribution.

Par « auteur », nous entendons la personne physique qui a créé une œuvre originale protégée par le droit d’auteur. Plus précisément, il peut s’agir :

• du (co-)auteur d’un texte ou d’un scénario ;
• de l’illustrateur ;
• du rédacteur (en chef) ou du directeur d’une publication.

Les auteurs belges domiciliés à l’étranger ou les traducteurs belges ne sont pas obligés de déposer leurs oeuvres, mais sont cordialement invités à le faire sur une base volontaire.

[1] Loi du 8 avril 1965 (MB 18 juin 1965), article 4.

Depuis l’institution du dépôt légal, KBR tient un registre de toutes les organisations belges qui éditent des publications. Ce registre, appelé « registre des éditeurs », est principalement destiné au suivi du dépôt légal.

Toute organisation ayant son siège social en Belgique et souhaitant commencer à publier, doit d’abord demander à KBR un numéro d’éditeur. Cette demande peut être faite lors de l’enregistrement unique en tant que déposant sur www.depotlegal.be. KBR inscrira cette organisation dans le registre des éditeurs et communiquera le numéro à l’éditeur. Le numéro d’éditeur est nécessaire pour établir un numéro de dépôt légal.

Un auteur ou un auteur qui s’auto-édite n’a, en revanche, pas besoin d’un numéro d’éditeur.

Bon à savoir ! Veuillez noter que le numéro d’éditeur que vous recevez de KBR n’est pas le même que l’identifiant de l’éditeur délivré par un bureau ISBN et faisant partie d’un numéro ISBN.

 

Le numéro de dépôt légal est une mention obligatoire dans chaque publication soumise au dépôt légal et publiée en Belgique. Il figure généralement dans le colophon et commence toujours par « D/», suivi de l’année de publication sous la forme « YYYY/». Ensuite, la composition varie :

• les organisations indiquent ensuite leur numéro d’éditeur et un numéro d’ordre suivant une série annuelle continue

Exemple: D/2023/0020/0001

• les auteurs-éditeurs indiquent leur nom et la mention « éditeur »

Exemples :

D/2023/Anne Janssens, éditeur	(un auteur)
D/2023/Anne Janssens et Piet Peeters, éditeurs	(deux auteurs)
D/2023/Anne Janssens et al., éditeurs	(plusieurs auteurs)

 

Bon à savoir ! Dans le cas d’une nouvelle édition, il est nécessaire de redéposer la publication et d’indiquer un nouveau numéro de dépôt légal.

 

Le délai légal pour déposer est :

• dans les quinze jours ouvrables après la date de parution pour les publications en Belgique;
• dans les deux mois après la date de parution pour les publications à l’étranger.

Un nouveau dépôt est nécessaire pour chaque nouvelle édition, c’est-à-dire si des changements significatifs sont apportés au contenu ou à la forme par rapport aux éditions précédentes de la publication.

Cela vaut pour les modifications suivantes :

• le titre et/ou sous-titre de la publication;
• la conception de la couverture;
• la langue du texte;
• le nom de l’éditeur ou de la marque éditoriale;
• le nom de l’auteur;
• le contenu du texte, à l’exception des corrections de coquilles;
• le format (par exemple, d’une édition reliée à une édition brochée, une autre taille, …);
• les caractéristiques fonctionnelles (par exemple, une police adaptée aux personnes souffrant de troubles de la vue).

Si une œuvre est réimprimée (quasi) sans modification, il n’est pas nécessaire de la redéposer.

Le dépôt est obligatoire pour toutes les publications :

• parues sur le territoire belge;
• publiées à l’étranger par des auteurs de nationalité belge et domiciliés en Belgique.

Le dépôt est obligatoire dès que vous proposez la publication au public, même s’il s’agit :

• d’un public limité, par exemple les membres d’une association;
• de publications distribuées gratuitement;
• de publications sans ISBN;
• de publications à tirage limité ou imprimées à la demande (“print-on-demand” ou POD).

Le dépôt s’applique aux publications sur plusieurs supports : les publications imprimées, y compris les microfilms ainsi que les documents publiés sur supports numériques matériels (DVD, CD, cédérom, clé USB ou disquette).

Les publications numériques (par exemple les e-books) ne sont pour l’instant déposées que sur une base volontaire, dans l’attente d’un arrêté royal mettant en vigueur la loi du 8 juillet 2018.

En termes de longueur des ouvrages, le dépôt légal s’applique aux publications non périodiques d’au moins cinq pages, sans compter les pages de couverture. Il peut s’agir de :

• recueils de textes, de photographies, de planches artistiques ou scientifiques constituées par des feuilles isolées insérées sous une même couverture;
• cartes géographiques et autres accompagnées d’un texte imprimé;
• livres d’images;
• …

Sauf décision contraire du conservateur en chef de KBR, le dépôt légal ne s’applique pas aux ouvrages entièrement et principalement publicitaires ou d’intérêt éphémère (tels que catalogues et prospectus commerciaux, annuaires téléphoniques, horaires, tarifs, calendriers et agendas).

En ce qui concerne le prix de vente des publications, une limite est également imposée depuis 2008. Les éditeurs et les auteurs doivent mettre les publications à disposition gratuitement, sauf si le prix de vente dépasse un montant plafond. Les publications dont le prix de vente dépasse le montant plafond doivent être proposées via qrcbg@xoe.or afin que KBR puisse en acheter un exemplaire si elle le souhaite. Le montant plafond est adapté à l’indice au début de chaque année civile.

Par exemple, si la publication est sortie en 2014, le montant appliqué est de 283 euros, soit toujours celui de l’année de publication.

2023 : 361 EUR	2022 : 327 EUR	2021 : 309 EUR	2020 : 308 EUR
2019 : 305 EUR	2018 : 298 EUR	2017 : 292 EUR	2016 :  286 EUR
2015 : 282 EUR	2014 : 283 EUR	2013 : 280 EUR	2012 :   274 EUR
2011 : 265 EUR	2010 : 257 EUR	2009 : 256 EUR	2008 : 250 EUR

 

Depuis 2008, les publications non périodiques doivent être déposées en deux exemplaires. Une publication non périodique ou une monographie est une publication qui paraît de manière irrégulière ou une seule fois, par exemple des livres, des brochures, etc.

 

Pour les périodiques, un seul exemplaire doit être déposé. Un périodique est une publication qui paraît avec une certaine régularité et sous le même titre principal, par exemple un journal, un hebdomadaire, un magazine, un annuaire ou un rapport, etc.

Vous trouverez toutes les informations pratiques pour déclarer et déposer vos publications sur le site sur www.depotlegal.be.

Après votre inscription et l’activation de votre compte « déposant », cette plateforme vous permet de :

• déclarer à la pièce ou par lots des publications imprimées ;
• demander des étiquettes bpost pour l’envoi gratuit de votre dépôt à KBR ;
• déclarer et déposer à la pièce ou par lots des publications numériques (fichiers PDF ou EPUB) ;
• visualiser l’historique de vos déclarations et dépôts et télécharger l’aperçu en PDF.

Envoi postal

Pour envoyer vos publications (en Belgique) au dépôt légal via bpost aux frais de KBR, il est nécessaire de demander une étiquette d’envoi sur www.depotlegal.be. Voici les étapes à suivre :

1. Connectez-vous ou créez un compte.
2. Cliquez sur « Envoyer un colis » et remplissez le formulaire. Dans les 5 jours ouvrés, vous recevrez un e-mail comportant le nombre d’étiquettes demandées. Il s’agit d’un minimum de 4 étiquettes qui restent valables jusqu’à l’utilisation. Vous utilisez une étiquette par colis.
3. Imprimez l’étiquette et collez-la sur le colis contenant vos publications. Déposez le colis chez bpost ou dans un point poste.

Commandez des étiquettes

 

Adresse :

KBR (Bibliothèque royale de Belgique)
Dépôt légal
Place de la Justice 9
B-1000 Bruxelles

 

Livraison

Les colis lourds ou volumineux peuvent être livrés à la même adresse :

KBR (Bibliothèque royale de Belgique)
Dépôt légal
Place de la Justice 9
1000 Bruxelles

Du lundi au vendredi de 8h à 16h. Sonnez à gauche de la porte de garage.

Nous vous recommandons d’emballer soigneusement vos colis afin que les ouvrages soient livrés dans un parfait état.

 

Accessibilité

 

Sur place

Si vous souhaitez déposer votre publication sur place, veuillez nous contacter afin de prendre un rendez-vous :

frpe.qrcbg@xoe.or

Tél. +32 (0)2 519 56 36

Nous sommes disponibles les jours ouvrables, du lundi au vendredi de 9h à 12h ou de 14h à 16h.

Si vous ne remplissez pas votre obligation de dépôt, vous pouvez recevoir un réquisitoire par lettre  recommandée de la Bibliothèque royale, vous donnant trente jours pour effectuer le dépôt légal de vos publications.

En cas d’inexécution ou d’exécution défectueuse du dépôt légal et au moins trente jours après l’envoi d’un réquisitoire par lettre recommandée, la Bibliothèque royale peut, à vos frais, procéder à l’achat, dans le commerce, du ou des ouvrages qui n’ont pas été déposés.

En outre, vous pouvez être sanctionné par une amende administrative allant de 156 à 1.500 euros ou, en cas de récidive dans l’année qui suit une première contravention, de 300 à 6.000 euros.

Si vous souhaitez lire les textes juridiques, vous pouvez consulter ci-dessous les versions consolidées de :

• la Loi du 8 avril 1965 instituant le dépôt légal à la Bibliothèque royale de Belgique;
• l’Arrêté royal du 31 décembre 1965 portant exécution de la loi du 8 avril 1965 instituant le dépôt légal à la Bibliothèque royale de Belgique.

Pour en savoir plus sur l’historique de la législation, consultez la version originale, ainsi que les modifications ultérieures :

• Loi du 8 avril 1965 instituant le dépôt légal à la Bibliothèque royale de Belgique (Moniteur belge du 18 juin 1965).
• Arrêté royal du 31 décembre 1965 portant exécution de la loi du 8 avril 1965 (Moniteur belge du 19 janvier 1966).
• Loi du 19 décembre 2006 modifiant les articles 1^eret 2 de la loi du 8 avril 1965 en vue d’étendre le champ d’application aux microfilms et aux supports numériques (Moniteur belge du 23 mars 2007);
• Arrêté royal du 14 février 2008 modifiant l’arrêté royal du 31 décembre 1965 (Moniteur belge du 21 mars 2008);
• Loi du 25 avril 2014 modifiant la loi du 8 avril 1965 (Moniteur belge du 13 juin 2014);
• Arrêté royal du 25 décembre 2016 modifiant l’arrêté royal du 19 juin 1837 (Moniteur belge du 16 janvier 2017);
• Loi du 8 juillet 2018 modifiant la loi du 8 avril 1965 (Moniteur belge du 20 juillet 2018).