Wettelijk depot

Wat is het wettelijk depot?

Het wettelijk depot is de verplichting voor Belgische uitgevers en auteurs om hun publicaties te deponeren bij de Koninklijke Bibliotheek van België.

Als nationale bibliotheek verwerft en bewaart KBR alle publicaties die:

  • in België verschijnen;
  • in het buitenland uitgegeven zijn, waarvan de auteur Belg is en in België gedomicilieerd is.

Het wettelijk depot helpt ons daarbij. Het is ingesteld door de Wet van 8 april 1965 en trad in werking vanaf 1 januari 1966 volgens de bepalingen in het Koninklijk Besluit van 31 december 1965.

Dankzij het wettelijk depot blijft dit culturele erfgoed van ons land voor de toekomstige generaties bewaard.

Meer over het wettelijk depot

Waarom deponeren?
Door te deponeren bij KBR volbrengt u niet enkel uw wettelijke verplichting, maar zorgt u er ook voor dat uw oeuvre raadpleegbaar blijft en op lange termijn in optimale omstandigheden bewaard wordt. Bovendien beschrijft KBR uw publicaties met internationale standaarden zoals ISSN en ISNI, wat hen wereldwijd vindbaar en zichtbaar maakt. Het wettelijk depot laat KBR eveneens toe om doorheen de tijd een unieke verzameling samen te stellen die een globaal overzicht biedt van de nationale boeken- en tijdschriftenproductie. Bovendien is het als nationale bibliotheek haar taak om alle titelbeschrijvingen zo snel en uitgebreid mogelijk op te nemen in de lopende Belgische Bibliografie. De Belgische Bibliografie fungeert als een permanent uitstalraam van het Belgische uitgeefpatrimonium. Uw depots dragen bij tot de verdere uitbouw van deze belangrijke informatiebron. Bezorg dus de vereiste exemplaren van uw publicaties aan het wettelijk depot en help ons zo ons cultureel erfgoed te beschermen.
Biedt het wettelijk depot auteursrechtelijke bescherming?

Het wettelijk depot is geen voorwaarde voor auteursrechtelijke bescherming. Bescherming door het auteursrecht ontstaat automatisch door de creatie zelf van een origineel werk, zonder dat enige formaliteit moet worden vervuld.

Voor meer informatie over auteursrecht kunt u terecht op de website van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie.

Wie is verantwoordelijk voor het depot?
Goed om weten!

De wettelijke depotplicht geldt voor:

  • alle uitgevers van publicaties die in België verschijnen;
  • alle auteurs met Belgische nationaliteit en domicilie in België waarvan publicaties in het buitenland verschijnen.

Onder ‘uitgever’ verstaat de wetgeving “iedere natuurlijke of rechtspersoon die op zijn kosten

(…) werken uitgeeft of doet uitgeven”[1], dus het kan gaan om:

  • organisaties die publicaties uitgeven, hetzij professionele uitgevers hetzij gelegenheidsuitgevers bv. een vzw of een historische kring;
  • mede-uitgevers die in samenwerking met een andere organisatie een publicatie uitgeven;
  • auteur-uitgevers, d.w.z. personen die hun werk in eigen beheer uitgeven, al dan niet met behulp van een leverancier voor de realisatie of distributie.

Onder ‘auteur’ verstaan we de natuurlijke persoon die een origineel, auteursrechtelijk beschermd werk gecreëerd heeft. Concreet kan het gaan om:

  • de (mede-)auteur van een tekst of scenario;
  • de illustrator;
  • de (hoofd)redacteur of directeur van een publicatie.

Belgische auteurs die in het buitenland gedomicilieerd zijn of Belgische vertalers zijn niet wettelijk verplicht om hun werken te deponeren, maar worden wel vriendelijk uitgenodigd om op vrijwillige basis te deponeren.

[1] Wet van 8 april 1965 (BS 18 juni 1965), artikel 4.

Wat is het uitgeversregister van KBR?

KBR houdt sinds de instelling van het wettelijk depot een register bij van alle Belgische organisaties die publicaties uitgeven. Dat noemen we het uitgeversregister en is hoofdzakelijk bedoeld om het wettelijk depot op te volgen.

Photo d'un ancien registre des éditeurs pour le dépôt légal

Wie heeft een uitgeversnummer nodig?

Elke organisatie met een maatschappelijke zetel in België die wil beginnen publiceren, moet eerst bij KBR een uitgeversnummer aanvragen. Dat kan tijdens de eenmalige registratie als deposant op www.wettelijkdepot.be of door dit formulier te sturen naar frpe.qrcbg@xoe.or.

KBR zal die organisatie inschrijven in het uitgeversregister en het nummer meedelen aan de uitgever. Het uitgeversnummer is nodig om een wettelijk depotnummer op te stellen.

Een auteur(-uitgever), daarentegen, heeft geen uitgeversnummer nodig.

Goed om weten!

Een uitgeversnummer dat u via KBR ontvangt, is niet hetzelfde als een ISBN uitgeversprefix dat uitgereikt wordt door een ISBN-kantoor en deel uitmaakt van een ISBN-nummer.

 

Wat is een wettelijk depotnummer?

Een wettelijk depotnummer is een verplichte vermelding in elke publicatie die onder het wettelijk depot valt en in België gepubliceerd wordt. Het staat gewoonlijk in het colofon en begint telkens met “D/”, gevolgd door het publicatiejaar in de vorm “JJJJ/”. Nadien verschilt de samenstelling:

  • organisaties vermelden vervolgens hun uitgeversnummer en een volgnummer in een jaarlijks doorlopende reeks

Voorbeeld: D/2023/0020/0001

  • auteur-uitgevers vermelden hun naam en ‘uitgever

Voorbeelden:

D/2023/An Janssens, uitgever (een auteur)
D/2023/An Janssens en Piet Peeters, uitgevers (twee auteurs)
D/2023/An Janssens et al., uitgevers (meerdere auteurs)

 

Goed om weten!

Bij een nieuwe editie is het nodig om de publicatie opnieuw te deponeren en een nieuw wettelijk depotnummer te vermelden.

 

Wanneer (opnieuw) deponeren?

De wettelijke termijn om te deponeren is:

  • binnen vijftien werkdagen na de verschijningsdatum voor publicaties in België;
  • binnen twee maanden na verschijning voor publicaties in het buitenland.

Een werk opnieuw deponeren is vereist voor elke nieuwe editie, d.w.z. als er significante inhoudelijke of vormelijke wijzigingen zijn ten opzichte van eerdere uitgaven van de publicatie. Dat geldt voor wijzigingen wat betreft:

  • de titel en/of ondertitel van een publicatie,
  • het coverontwerp,
  • de taal,
  • de naam van de uitgever of imprint,
  • de auteursnaam,
  • de tekstinhoud behalve kleine correcties van tikfouten,
  • de uitvoering (bv. van hardcover naar paperback, ander formaat, …),
  • functionele kenmerken (bv. aangepast voor personen met een leesbeperking).

Indien een werk (zo goed als) ongewijzigd herdrukt wordt, dan is het niet nodig om het opnieuw te deponeren.

Welke publicaties deponeren?

Het depot is verplicht voor alle publicaties die in België uitgegeven worden of voor buitenlandse uitgaven waarvan de (mede)auteur Belg is en in België gedomicilieerd is.

Het depot is verplicht zodra u de publicatie aan het publiek aanbiedt, zelfs wanneer het gaat om:

  • een beperkt publiek bv. leden van een vereniging;
  • uitgaven die kosteloos verspreid worden;
  • uitgaven zonder ISBN;
  • uitgaven met een beperkte oplage of die op vraag gedrukt worden (‘print-on-demand’ of kortweg POD).

Het depot geldt voor publicaties op verscheidene dragers: zowel gedrukte publicaties met inbegrip van microfilms als documenten die verschijnen op digitale, materiële dragers (een dvd, cd, cd-rom, USB-stick of diskette).

Digitale publicaties (bv. e-boeken) deponeren gebeurt voorlopig nog enkel op vrijwillige basis, in afwachting van een Koninklijk Besluit dat de Wet van 8 juli 2018 in werking doet treden.

Wat de omvang betreft, geldt het wettelijk depot voor niet-periodieke publicaties die ten minste vijf bladzijden tellen, de omslagbladzijden niet inbegrepen. Het kan onder meer gaan om:

  • verzamelingen van teksten, van foto’s, van platen uit het domein van kunst of wetenschap die bestaan uit afzonderlijke bladen die onder eenzelfde omslag zijn samengevoegd,
  • aardrijkskundige kaarten en andere kaarten vergezeld van een gedrukte tekst,
  • prentenboeken
  • ….

Welke publicaties niet deponeren?

Tenzij de hoofdconservator van KBR er anders over beslist, is het wettelijk depot niet van toepassing op werken die volledig of hoofdzakelijk voor reclamedoeleinden bestemd zijn of van kortstondig belang (bv. catalogussen en prospectussen van handelsondernemingen, telefoongidsen, dienstregelingen, prijslijsten, kalenders en agenda’s).

Wat de verkoopprijs betreft, is er sinds 2008 ook een limiet ingesteld. Uitgevers en auteurs moeten de publicaties kosteloos ter beschikking stellen, behalve wanneer de verkoopprijs een plafondbedrag overschrijdt. Publicaties waarvan de verkoopprijs meer dan het plafondbedrag bedraagt, moeten voorgesteld worden via qrcbg@xoe.or, zodat KBR indien gewenst een exemplaar kan aankopen. Het plafondbedrag wordt in het begin van elk kalenderjaar aangepast aan de index.

Bijvoorbeeld, als de publicatie verscheen in 2014, dan is het plafondbedrag 283 euro van toepassing, dus telkens het bedrag van het publicatiejaar.

2024: 365 EUR 2023: 361 EUR 2022: 327 EUR 2021: 309 EUR
2020: 308 EUR 2019: 305 EUR 2018: 298 EUR 2017: 292 EUR
 2016: 286 EUR 2015: 282 EUR 2014: 283 EUR 2013: 280 EUR
2012: 274 EUR 2011: 265 EUR 2010: 257 EUR 2009: 256 EUR
2008: 250 EUR
Hoeveel exemplaren deponeren?

Van niet-periodieke uitgaven zijn twee exemplaren vereist sinds 2008. Een niet-periodieke uitgave of monografie is een publicatie die zonder regelmaat of slechts eenmalig verschijnt bv. boeken, brochures, …

 

photo de livres en deux exemplaires arrivés au dépôt légal

 

Van periodieke uitgaven volstaat één exemplaar. Een periodieke uitgave is een publicatie die met een zekere regelmaat en onder eenzelfde hoofdtitel verschijnt, bv. een krant, weekblad, tijdschrift, jaarboek of -verslag, …

 

Photo de périodiques arrivés au dépôt légal

Hoe publicaties aangeven en deponeren?

Alle praktische informatie daarover vindt u op www.wettelijkdepot.be.

Nadat u zich eenmalig ingeschreven hebt als deposant, kunt u op dit platform:

  • gedrukte uitgaven één per één of met meerdere tegelijk (‘in batch’) aangeven;
  • verzendetiketten aanvragen voor een kosteloze verzending van uw depot naar KBR;
  • digitale uitgaven (PDF of EPUB) één per één of met meerdere tegelijk aangeven én deponeren;
  • een overzicht van uw voorbije aangiftes en/of depots bekijken en downloaden als pdf.
Hoe kan ik publicaties opsturen naar KBR?

Verzenden met de post

Om uw publicaties vanuit België gratis naar KBR te sturen, gebruikt u een specifiek etiket. Deze etiketten bestelt u op www.wettelijkdepot.be:

  1. Log in of maak een account aan.
  2. Klik op “Pakje verzenden” en vul het formulier in. U ontvangt de etiketten binnen 5 werkdagen via e-mail. Het gaat om minimum 4 etiketten die geldig blijven tot gebruik. Per pakket gebruikt u één etiket.
  3. Druk het etiket af, plak het op uw pakket en breng dit naar bpost of een postpunt.

 

Etiketten bestellen

 

Op het etiket staat KBR als verzender én ontvanger. Zo komt uw pakket zeker bij ons aan.

Adres:

KBR (Koninklijke Bibliotheek van België)
Wettelijk depot
Gerechtsplein 9
B-1000 Brussel

 

Employée de KBR en train d'ouvrir un colis dans le service du dépôt légal

Leveringen

Grote pakketten kunnen op hetzelfde adres worden geleverd:

KBR (Koninklijke Bibliotheek van België)
Wettelijk depot
Gerechtsplein 9
B-1000 Brussel

Van maandag tot vrijdag van 8.00 uur tot 16.00 uur. U vindt een bel naast de garagepoort.

Verpak uw zending zorgvuldig zodat de stukken in volmaakte staat aankomen.

 

Hoe bereikt u KBR?

 

Employée en train de scanner un livre reçu via le dépôt légal

Ter plaatse deponeren

Indien u uw publicatie ter plaatse wenst te deponeren, graag eerst een afspraak maken:

frpe.qrcbg@xoe.or

Tel.: +32 (0)2 519 56 80

Dit kan op werkdagen, van maandag tot vrijdag van 9:00 tot 12:00 en van 14:00 tot 16:00.

Wat zegt de wetgeving precies?

Indien u graag de wetteksten zelf naleest, dan kunt u de geconsolideerde versies raadplegen van:

Of als de geschiedenis van de wetgeving je interesseert, kun je de oorspronkelijke versie en de opeenvolgende wijzigingen raadplegen:

Wat als ik niet deponeer?

Indien u uw depotplicht niet vervult, dan kunt u een aangetekende vordering van de Koninklijke Bibliotheek ontvangen, die u dertig dagen tijd geeft om alsnog het wettelijk depot van uw publicaties in orde te brengen.

In geval van niet-uitvoering of van gebrekkige uitvoering van het wettelijk depot en ten minste dertig dagen na verzending van een aangetekende vordering, mag de Koninklijke Bibliotheek, op uw kosten, overgaan tot de aankoop, in de kleinhandel, van het werk of de werken, die niet regelmatig werden gedeponeerd.

Bovendien kunt u bestraft worden met een administratieve boete van 156 tot 1.500 euro of, in geval van herhaling binnen het jaar volgend op een eerste overtreding, van 300 tot 6.000 euro.

Nog vragen?

De medewerkers van het Wettelijk depot helpen u graag verder:

We zijn bereikbaar op werkdagen, van maandag tot vrijdag van 9:00 tot 12:00 en van 14:00 tot 16:00.