Door te deponeren bij KBR volbrengt u niet enkel uw wettelijke verplichting, maar zorgt u er ook voor dat uw oeuvre raadpleegbaar blijft en op lange termijn in optimale omstandigheden bewaard wordt. Bovendien beschrijft KBR uw publicaties met internationale standaarden zoals ISSN en ISNI, wat hen wereldwijd vindbaar en zichtbaar maakt. Het wettelijk depot laat KBR eveneens toe om doorheen de tijd een unieke verzameling samen te stellen die een globaal overzicht biedt van de nationale boeken- en tijdschriftenproductie. Bovendien is het als nationale bibliotheek haar taak om alle titelbeschrijvingen zo snel en uitgebreid mogelijk op te nemen in de lopende Belgische Bibliografie. De Belgische Bibliografie fungeert als een permanent uitstalraam van het Belgische uitgeefpatrimonium. Uw depots dragen bij tot de verdere uitbouw van deze belangrijke informatiebron. Bezorg dus de vereiste exemplaren van uw publicaties aan het wettelijk depot en help ons zo ons cultureel erfgoed te beschermen.

Het wettelijk depot is geen voorwaarde voor auteursrechtelijke bescherming. Bescherming door het auteursrecht ontstaat automatisch door de creatie zelf van een origineel werk, zonder dat enige formaliteit moet worden vervuld.

Voor meer informatie over auteursrecht kunt u terecht op de website van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie.

Goed om weten! De wettelijke depotplicht geldt voor: alle uitgevers van publicaties die in België verschijnen; alle auteurs met Belgische nationaliteit en domicilie in België waarvan publicaties in het buitenland verschijnen.

Onder ‘uitgever’ verstaat de wetgeving “iedere natuurlijke of rechtspersoon die op zijn kosten

(…) werken uitgeeft of doet uitgeven”[1], dus het kan gaan om:

• organisaties die publicaties uitgeven, hetzij professionele uitgevers hetzij gelegenheidsuitgevers bv. een vzw of een historische kring;
• mede-uitgevers die in samenwerking met een andere organisatie een publicatie uitgeven;
• auteur-uitgevers, d.w.z. personen die hun werk in eigen beheer uitgeven, al dan niet met behulp van een leverancier voor de realisatie of distributie.

Onder ‘auteur’ verstaan we de natuurlijke persoon die een origineel, auteursrechtelijk beschermd werk gecreëerd heeft. Concreet kan het gaan om:

• de (mede-)auteur van een tekst of scenario;
• de illustrator;
• de (hoofd)redacteur of directeur van een publicatie.

Belgische auteurs die in het buitenland gedomicilieerd zijn of Belgische vertalers zijn niet wettelijk verplicht om hun werken te deponeren, maar worden wel vriendelijk uitgenodigd om op vrijwillige basis te deponeren.

[1] Wet van 8 april 1965 (BS 18 juni 1965), artikel 4.

KBR houdt sinds de instelling van het wettelijk depot een register bij van alle Belgische organisaties die publicaties uitgeven. Dat noemen we het uitgeversregister en is hoofdzakelijk bedoeld om het wettelijk depot op te volgen.

Elke organisatie met een maatschappelijke zetel in België die wil beginnen publiceren, moet eerst bij KBR een uitgeversnummer aanvragen. Dat kan tijdens de eenmalige registratie als deposant op www.wettelijkdepot.be of door dit formulier te sturen naar frpe.qrcbg@xoe.or.

KBR zal die organisatie inschrijven in het uitgeversregister en het nummer meedelen aan de uitgever. Het uitgeversnummer is nodig om een wettelijk depotnummer op te stellen.

Een auteur(-uitgever), daarentegen, heeft geen uitgeversnummer nodig.

Goed om weten! Een uitgeversnummer dat u via KBR ontvangt, is niet hetzelfde als een ISBN uitgeversprefix dat uitgereikt wordt door een ISBN-kantoor en deel uitmaakt van een ISBN-nummer.

 

Een wettelijk depotnummer is een verplichte vermelding in elke publicatie die onder het wettelijk depot valt en in België gepubliceerd wordt. Het staat gewoonlijk in het colofon en begint telkens met “D/”, gevolgd door het publicatiejaar in de vorm “JJJJ/”. Nadien verschilt de samenstelling:

• organisaties vermelden vervolgens hun uitgeversnummer en een volgnummer in een jaarlijks doorlopende reeks

Voorbeeld: D/2023/0020/0001

• auteur-uitgevers vermelden hun naam en ‘uitgever’

Voorbeelden:

D/2023/An Janssens, uitgever	(een auteur)
D/2023/An Janssens en Piet Peeters, uitgevers	(twee auteurs)
D/2023/An Janssens et al., uitgevers	(meerdere auteurs)

 

Goed om weten! Bij een nieuwe editie is het nodig om de publicatie opnieuw te deponeren en een nieuw wettelijk depotnummer te vermelden.

 

De wettelijke termijn om te deponeren is:

• binnen vijftien werkdagen na de verschijningsdatum voor publicaties in België;
• binnen twee maanden na verschijning voor publicaties in het buitenland.

Een werk opnieuw deponeren is vereist voor elke nieuwe editie, d.w.z. als er significante inhoudelijke of vormelijke wijzigingen zijn ten opzichte van eerdere uitgaven van de publicatie. Dat geldt voor wijzigingen wat betreft:

• de titel en/of ondertitel van een publicatie,
• het coverontwerp,
• de taal,
• de naam van de uitgever of imprint,
• de auteursnaam,
• de tekstinhoud behalve kleine correcties van tikfouten,
• de uitvoering (bv. van hardcover naar paperback, ander formaat, …),
• functionele kenmerken (bv. aangepast voor personen met een leesbeperking).

Indien een werk (zo goed als) ongewijzigd herdrukt wordt, dan is het niet nodig om het opnieuw te deponeren.

Het depot is verplicht voor alle publicaties die in België uitgegeven worden of voor buitenlandse uitgaven waarvan de (mede)auteur Belg is en in België gedomicilieerd is.

Het depot is verplicht zodra u de publicatie aan het publiek aanbiedt, zelfs wanneer het gaat om:

• een beperkt publiek bv. leden van een vereniging;
• uitgaven die kosteloos verspreid worden;
• uitgaven zonder ISBN;
• uitgaven met een beperkte oplage of die op vraag gedrukt worden (‘print-on-demand’ of kortweg POD).

Het depot geldt voor publicaties op verscheidene dragers: zowel gedrukte publicaties met inbegrip van microfilms als documenten die verschijnen op digitale, materiële dragers (een dvd, cd, cd-rom, USB-stick of diskette).

Digitale publicaties (bv. e-boeken) deponeren gebeurt voorlopig nog enkel op vrijwillige basis, in afwachting van een Koninklijk Besluit dat de Wet van 8 juli 2018 in werking doet treden.

Wat de omvang betreft, geldt het wettelijk depot voor niet-periodieke publicaties die ten minste vijf bladzijden tellen, de omslagbladzijden niet inbegrepen. Het kan onder meer gaan om:

• verzamelingen van teksten, van foto’s, van platen uit het domein van kunst of wetenschap die bestaan uit afzonderlijke bladen die onder eenzelfde omslag zijn samengevoegd,
• aardrijkskundige kaarten en andere kaarten vergezeld van een gedrukte tekst,
• prentenboeken
• ….

Tenzij de hoofdconservator van KBR er anders over beslist, is het wettelijk depot niet van toepassing op werken die volledig of hoofdzakelijk voor reclamedoeleinden bestemd zijn of van kortstondig belang (bv. catalogussen en prospectussen van handelsondernemingen, telefoongidsen, dienstregelingen, prijslijsten, kalenders en agenda’s).

Wat de verkoopprijs betreft, is er sinds 2008 ook een limiet ingesteld. Uitgevers en auteurs moeten de publicaties kosteloos ter beschikking stellen, behalve wanneer de verkoopprijs een plafondbedrag overschrijdt. Publicaties waarvan de verkoopprijs meer dan het plafondbedrag bedraagt, moeten voorgesteld worden via qrcbg@xoe.or, zodat KBR indien gewenst een exemplaar kan aankopen. Het plafondbedrag wordt in het begin van elk kalenderjaar aangepast aan de index.

Bijvoorbeeld, als de publicatie verscheen in 2014, dan is het plafondbedrag 283 euro van toepassing, dus telkens het bedrag van het publicatiejaar.

2025: 377 EUR	2024: 365 EUR	2023: 361 EUR	2022: 327 EUR
2021: 309 EUR	2020: 308 EUR	2019: 305 EUR	2018: 298 EUR
2017: 292 EUR	2016: 286 EUR	2015: 282 EUR	2014: 283 EUR
2013: 280 EUR	2012: 274 EUR	2011: 265 EUR	2010: 257 EUR
2009: 256 EUR	2008: 250 EUR

Van niet-periodieke uitgaven zijn twee exemplaren vereist sinds 2008. Een niet-periodieke uitgave of monografie is een publicatie die zonder regelmaat of slechts eenmalig verschijnt bv. boeken, brochures, …

 

 

Van periodieke uitgaven volstaat één exemplaar. Een periodieke uitgave is een publicatie die met een zekere regelmaat en onder eenzelfde hoofdtitel verschijnt, bv. een krant, weekblad, tijdschrift, jaarboek of -verslag, …

 

Alle praktische informatie daarover vindt u op www.wettelijkdepot.be.

Nadat u zich eenmalig ingeschreven hebt als deposant, kunt u op dit platform:

• gedrukte uitgaven één per één of met meerdere tegelijk (‘in batch’) aangeven;
• verzendetiketten aanvragen voor een kosteloze verzending van uw depot naar KBR;
• digitale uitgaven (PDF of EPUB) één per één of met meerdere tegelijk aangeven én deponeren;
• een overzicht van uw voorbije aangiftes en/of depots bekijken en downloaden als pdf.

Verzenden met de post

Om uw publicaties vanuit België gratis naar KBR te sturen, gebruikt u een specifiek etiket. Deze etiketten bestelt u op www.wettelijkdepot.be:

1. Log in of maak een account aan.
2. Klik op “Pakje verzenden” en vul het formulier in. U ontvangt de etiketten binnen 5 werkdagen via e-mail. Het gaat om minimum 4 etiketten die geldig blijven tot gebruik. Per pakket gebruikt u één etiket.
3. Druk het etiket af, plak het op uw pakket en breng dit naar bpost of een postpunt.

 

Etiketten bestellen

 

Op het etiket staat KBR als verzender én ontvanger. Zo komt uw pakket zeker bij ons aan.

Adres:

KBR (Koninklijke Bibliotheek van België)
Wettelijk depot
Gerechtsplein 9
B-1000 Brussel

 

Leveringen

Grote pakketten kunnen op hetzelfde adres worden geleverd:

KBR (Koninklijke Bibliotheek van België)
Wettelijk depot
Gerechtsplein 9
B-1000 Brussel

Van maandag tot vrijdag van 8.00 uur tot 16.00 uur. U vindt een bel naast de garagepoort.

Verpak uw zending zorgvuldig zodat de stukken in volmaakte staat aankomen.

 

Hoe bereikt u KBR?

 

Ter plaatse deponeren

Indien u uw publicatie ter plaatse wenst te deponeren, graag eerst een afspraak maken:

frpe.qrcbg@xoe.or

Tel.: +32 (0)2 519 56 80

Dit kan op werkdagen, van maandag tot vrijdag van 9:00 tot 12:00 en van 14:00 tot 16:00.

Indien u graag de wetteksten zelf naleest, dan kunt u de geconsolideerde versies raadplegen van:

• de Wet van 8 april 1965 tot instelling van het wettelijk depot bij de Koninklijke Bibliotheek van België;
• het Koninklijk besluit van 31 december 1965 tot uitvoering van de wet van 8 april 1965 houdende instelling van het wettelijk depot bij de Koninklijke Bibliotheek van België.

Of als de geschiedenis van de wetgeving je interesseert, kun je de oorspronkelijke versie en de opeenvolgende wijzigingen raadplegen:

• Wet van 19 december 2006 om de toepassingssfeer uit te breiden tot microfilms en numerieke dragers(Belgisch Staatsblad van 23 maart 2007);
• Koninklijk besluit van 14 februari 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 31 december 1965(Belgisch Staatsblad van 21 maart 2008);
• Wet van 25 april 2014 tot wijziging van de wet van 8 april 1965 (Belgisch Staatsblad van 13 juni 2014);
• Koninklijk besluit van 25 december 2016 tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 juni 1837(Belgisch Staatsblad van 16 januari 2017);
• Wet van 8 juli 2018 tot wijziging van de wet van 8 april 1965(Belgisch Staatsblad van 20 juli 2018).

Indien u uw depotplicht niet vervult, dan kunt u een aangetekende vordering van de Koninklijke Bibliotheek ontvangen, die u dertig dagen tijd geeft om alsnog het wettelijk depot van uw publicaties in orde te brengen.

In geval van niet-uitvoering of van gebrekkige uitvoering van het wettelijk depot en ten minste dertig dagen na verzending van een aangetekende vordering, mag de Koninklijke Bibliotheek, op uw kosten, overgaan tot de aankoop, in de kleinhandel, van het werk of de werken, die niet regelmatig werden gedeponeerd.

Bovendien kunt u bestraft worden met een administratieve boete van 156 tot 1.500 euro of, in geval van herhaling binnen het jaar volgend op een eerste overtreding, van 300 tot 6.000 euro.