De wettelijke termijn om te deponeren is:

• binnen vijftien werkdagen na de verschijningsdatum voor publicaties in België;
• binnen twee maanden na verschijning voor publicaties in het buitenland.

Een werk opnieuw deponeren is vereist voor elke nieuwe editie, d.w.z. als er significante inhoudelijke of vormelijke wijzigingen zijn ten opzichte van eerdere uitgaven van de publicatie. Dat geldt voor wijzigingen wat betreft:

• de titel en/of ondertitel van een publicatie,
• het coverontwerp,
• de taal,
• de naam van de uitgever of imprint,
• de auteursnaam,
• de tekstinhoud behalve kleine correcties van tikfouten,
• de uitvoering (bv. van hardcover naar paperback, ander formaat, …),
• functionele kenmerken (bv. aangepast voor personen met een leesbeperking).

Indien een werk (zo goed als) ongewijzigd herdrukt wordt, dan is het niet nodig om het opnieuw te deponeren.