Publicaties deponeren

Ontdek hoe u op de juiste manier een publicatie deponeert, als uitgever of auteur die in eigen beheer uitgeeft. Hier vindt u het antwoord op al uw vragen over het wettelijk depot en de depotplicht.

 

Hoe deponeer ik een niet-periodieke publicatie? (boek, brochure,…)

Dit is afhankelijk van uw situatie:

  • Uitgever: begin bij stap 1.
  • Auteur die in eigen beheer uitgeeft: ga meteen naar stap 3.
  • Auteur uitgegeven in het buitenland, in België gedomicilieerd: ga meteen naar stap 4.

 

Stap 1: uitgeversnummer aanvragen

Stap 1 en 2 gelden alleen voor uitgevers, niet voor auteurs.

  1. Als uitgever van niet-periodieke publicaties (boeken, brochures …) laat u zich eerst bij KBR inschrijven in het register der uitgevers.
  2. Vul het aanvraagformulier in en stuur het op per brief of via e-mail.
  3. KBR kent u vervolgens een uniek uitgeversnummer toe dat u zo snel mogelijk wordt meegedeeld.

 

Stap 2: eigen register aanmaken

Maak vervolgens een specifiek register aan waarin u de werken vermeldt die gedeponeerd moeten worden. U bewaart dit register zelf. Geef elke inschrijving in dit register een volgnummer in een doorlopende reeks per jaar die telkens begint met het nummer 1.

 

Stap 3: depotvermelding opstellen

Alle gedeponeerde publicaties dienen een duidelijk zichtbare depotvermelding te bevatten. Opgelet: het depotnummer is niet hetzelfde als het ISBN-nummer.

  • Voor uitgevers begint de code met de letter ‘D’, gevolgd door het jaar van uitgave, het toegekende uitgeversnummer en het volgnummer van de publicatie in het register van de uitgever.

Voorbeeld: D/2018/14.289/4

  • Auteurs die in eigen beheer uitgeven, vervangen het uitgeversnummer en het volgnummer door de voornaam en naam van de auteur, gevolgd door het woord ‘uitgever’.

Voorbeeld: D/2018/Jan Janssens, uitgever

 

Stap 4:

Hiervoor heeft u twee opties:

  • Online via www.wettelijkdepot.be. Maak een account aan, vul alle informatie in en stuur nadien uw gedrukte publicaties op. Digitale publicaties voegt u op de website toe.
  • Op papier: bezorg ons uw publicatie samen met het juiste depotformulier, waarop u alle nodige informatie vermeldt. Voeg altijd een verklaring in twee exemplaren toe. Wij sturen één exemplaar afgestempeld terug als bewijs van ontvangst.

 

Hoe deponeer ik een periodieke publicatie? (krant, tijdschrift, jaarverslag,…)

Bent u een uitgever die enkel dagbladen, tijdschriften of jaarlijkse publicaties (annalen, jaarboeken, jaarverslagen) publiceert?

  • U hoeft geen uitgeversnummer aan te vragen.
  • U moet wel 1 exemplaar deponeren van elk nummer van de periodieke publicatie die u uitgeeft.
  • Voeg bij het laatste gedeponeerde nummer van elke jaargang ook een globale en jaarlijkse verklaring toe in twee exemplaren. Gebruik hiervoor onze depotformulieren.
Voor wie geldt de depotplicht?

Voor alle Belgische uitgevers, met inbegrip van de mede-uitgevers, drukkers/uitgevers en auteurs die zelf hun werken uitgeven (‘in eigen beheer’).

Ze zijn verplicht 2 exemplaren van hun niet-periodieke publicaties, boeken en brochures te deponeren bij KBR.

Van de periodieke publicaties (dagbladen, tijdschriften, jaarlijkse publicaties) moet 1 exemplaar gedeponeerd worden.

Deze wettelijke verplichting is van toepassing op:

  • rechtspersonen (met inbegrip van de publiekrechtelijke personen)
  • natuurlijke personen die individueel handelen
  • natuurlijke personen die handelen als leden van verenigingen die geen rechtspersoonlijkheid hebben.

Auteurs die in België gedomicilieerd zijn maar van wie de werken in het buitenland verschijnen (met inbegrip van de vertalingen van deze werken), moeten zelf instaan voor het deponeren van de benodigde exemplaren.

Welke publicaties moet ik precies deponeren?

Het depot is verplicht zodra uw publicatie aan het publiek wordt aangeboden, zelfs wanneer het om een beperkt publiek gaat (leden van een vereniging, personeel van een bedrijf enz.).

De term ‘publicatie’ geldt in de brede betekenis van het woord:

  • gedrukte publicaties
  • microfilms
  • documenten die verschijnen op cd, cd-rom, dvd, USB-sleutel of andere numerieke dragers

Digitale publicaties deponeren gebeurt voorlopig nog op vrijwillige basis.

Hoe kan ik mijn publicatie opsturen?

Bezorg uw te deponeren publicaties samen met de ingevulde depotformulieren op één van volgende manieren:

 

Ter plaatse afgeven

Kleine pakketten mogen via de ingang op de Keizerslaan 2 worden geleverd.

 

Verzenden met de post

Kies in het postkantoor voor ‘retour retail’, dan betaalt u geen verzendkosten voor uw publicatie.

KBR
Wettelijk depot
Keizerslaan 4
B-1000 Brussel

 

Leveringen

Grote pakketten kunnen op onderstaand adres worden geleverd:

KBR
Wettelijk depot
Gerechtsplein 8-9
1000 Brussel
(Maandag tot vrijdag van 8 uur tot 16 uur. U vindt een bel naast de garagepoort)

Verpak uw zending zorgvuldig zodat de stukken in volmaakte staat aankomen.

Waarom deponeren?

Dankzij de vlotte samenwerking met de Belgische uitgevers en auteurs wordt het grootste deel van wat in België gepubliceerd wordt ook daadwerkelijk gedeponeerd.

Hierdoor kan KBR als nationale bibliotheek een unieke verzameling samenstellen die een globaal overzicht biedt van de nationale boeken- en tijdschriftenproductie. Bovendien is het als nationale bibliotheek haar taak om alle titelbeschrijvingen snel en zo uitgebreid mogelijk op te nemen in de lopende Belgische Bibliografie. De Belgische Bibliografie fungeert als een permanent uitstalraam van de Belgische uitgeverswereld.

We roepen alle uitgevers en auteurs dan ook op om deze belangrijke bron van informatie verder mee uit te bouwen. Bezorg dus de benodigde exemplaren van uw publicaties aan het Wettelijk depot en help ons het cultureel erfgoed te beschermen.

Bekijk de wetgeving

 

 

Nog vragen?

De medewerkers van het secretariaat van het Wettelijk depot helpen u graag verder:

Tel. : +32 (0)2 519 56 80
secr.depot@kbr.be